Dit Privacy statement beschrijft hoe (Stichting) Scouting Alverna omgaat met persoonsgegevens. (Stichting) Scouting Alverna verwerkt persoonsgegevens van natuurlijke personen die zijn ingeschreven als lid van de vereniging (“leden”), van huurders van onze blokhut en personen die deelnemen aan onze financiële acties. (Stichting) Scouting Alverna wilt iedereen hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In dit privacy statement wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de registratie, verwerking en archivering van persoonsgegevens door (Stichting) Scouting Alverna, zowel via de binnen de eigen vereniging / stichting als via ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Scouting Nederland is geheel verantwoordelijk voor SOL. Het privacystatement van Scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

(Stichting) Scouting Alverna is verantwoordelijk voor het correct invoeren van deze gegevens alsmede voor de administratie van de medische gegevens van de leden, het verhuur, de administratie van onze financiële acties en de publicatie van foto’s.

Scouting Online (SOL, het ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland)

Het ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland wordt door (Stichting) Scouting Alverna gebruikt om de informatie van leden op te slaan en inzichtelijk te maken. Afhankelijk van welke rol iemand heeft binnen de vereniging kunnen zij geen, een klein deel van de, een groter deel of alle gegevens inzien van de leden. Als ouders/verzorgers is het altijd mogelijk om de eigen gegevens in te zien en indien gewenst deze te anonimiseren voor iedereen behalve voor de secretaris (gegevensbeheerder) die de ledenadministratie beheert.

(Stichting) Scouting Alverna wijst er graag op dat een verandering, door de ouders/verzorgers of lid zelf, van deze gegevens niet automatisch vanuit SOL aan de leiding bekend gemaakt wordt. Het is daarom verstandig de wijziging ook mondeling aan de leiding van de betreffende speltak kenbaar te maken.

Mocht u vragen hebben omtrent SOL of de administratie van gegevens neem dan contact op met de secretaris.

Welke persoonsgegevens verwerkt (Stichting) Scouting Alverna?

Van leden verwerkt (Stichting) Scouting Alverna de volgende gegevens bij inschrijving: voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummers, e-mailadres jeugdlid, e-mailadres ouders/verzorgers, woonachtig bij. Indien van toepassing naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van beide ouders/verzorgers en contactgegevens voor noodgevallen.

Voor de medische gegevens verzamelt (Stichting) Scouting Alverna gezondheidsgegevens doormiddel van een gezondheidsformulier bestaande uit: contactgegevens huisarts, medicijngebruik, allergieën en andere bijzonderheden, zwemdiploma’s en verzekeringsgegevens (ziektekosten en aansprakelijkheid).

Van de huurders verzamelt (Stichting) Scouting Alverna de volgende gegevens; naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres van de huurder en indien van toepassing naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de organisatie waarvoor zij huren.

Van de personen die deelnemen aan de financiële acties verwerkt (Stichting) Scouting Alverna de volgende gegevens; naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres.

Voor welke doeleinden verwerkt (Stichting) Scouting Alverna persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die worden verwerkt vanuit de inschrijfforumlieren dienen de volgende doeleinden; Leiding moet altijd in contact kunnen komen met zowel de jeugdleden van hun eigen speltak als die van hun ouders/verzorgers. Daarnaast dienen de inschrijfformulieren de basis voor het plaatsen van een kind in de juiste Speltak op basis van de leeftijd. Het bestuur van (Stichting) Scouting Alverna moet eveneens in contact kunnen komen met de ouders/verzorgers en soms ook met de leden. Op onregelmatige basis worden daartoe (nieuws)brieven en uitnodigingen verstuurd.

De medische gegevens die komen uit de gezondheidsformulieren dienen de volgende doeleinden; Tijdens bijeenkomsten en kampen (zowel nationaal als internationaal) dient de leiding op de hoogte te zijn van relevante medische gegevens, zodat bij incidenten de juiste hulp geboden kan worden en bij medische aandoeningen juist kan worden gehandeld.

De persoonsgegevens die de verhuurder verzamelt van de huurders worden gebruikt voor het volgende doel; De verhuurder moet altijd contact kunnen opnemen met de huurders voor, na en tijdens het verhuur om wijzigingen van boekingen, financiële zaken en klachten af te handelen.

De persoonsgegevens die (Stichting) Scouting Alverna verzamelt van deelnemers van de financiële acties zijn bedoelt voor het informeren bij afname van een van onze geboden diensten en voor marketing doeleinden in de toekomst.

Waar plaatst Scouting Alverna deze persoonsgegevens?

De digitale inschrijfformulieren worden bewaard op een beschermde cloud omgeving. Enkel de speltak teamleiders en secretaris hebben inzicht in de inschrijfformulieren. Ook beheert de secretaris lokaal een digitaal bestand met de algemene persoonsgegevens. De persoonsgegevens van onze leden worden verwerkt in het landelijke registratiesysteem Scouts Online (SOL). De gezondheidsformulieren worden per speltak in een afgesloten ruimte bewaard waartoe alleen de speltak leiding toegang heeft. De gezondheidsformulieren worden niet digitaal opgeslagen.

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders/verzorgers. In geval van nood kan de leiding ouders/verzorgers van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

De informatie van de huurders wordt bewaard door onze verhuurder.

De informatie met betrekking tot de financiële acties worden bewaard door de personen die betrokken zijn bij de opzet van de betreffende actie.

Met wie deelt Scouting Alverna deze gegevens?

Bij deelname aan regionale activiteiten verloopt de inschrijving via SOL. Hierdoor wordt gewaarborgd dat de organisator alleen die gegevens kan zien waarvoor zij gemachtigd zijn.

Voor aanvraag en toekenning van de jaarlijkse subsidie moet Scouting Alverna lidgegevens (voornaam, achternaam, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats) verstrekken aan de Gemeente Wijchen.

De informatie van de medische gegevens (gezondheidsformulieren) van de leden en de gegevens over de huurders en acties worden niet met derden gedeeld.

Hoe gaat (Stichting) Scouting Alverna om met het publiceren van beeldmateriaal?

Tijdens de opkomsten en de kampen worden foto’s en/of video’s gemaakt, die een goed beeld geven van onze activiteiten. Onze leden komen op deze foto’s voor.

De foto’s kunnen worden geplaatst op diverse Social Media kanalen (Facebook / Instagram/ Twitter), onze website www.scoutingalverna.nl of publicatie in onze eigen Nieuwsbrief of in het Scouting Magazine (alleen (ouders/verzorgers van) leden krijgen deze opnamen te zien). Ook bewaard (Stichting) Scouting Alverna foto’s en video’s voor het archief als herinnering. Foto’s van kinderen in zwemkleding zullen nooit worden geplaatst evenals foto’s die als aanstootgevend zouden kunnen worden beschouwd. Het doel van de foto’s is altijd om de activiteit te tonen en niet de leden.

Bij lidmaatschapsregistratie wordt via het digitale inschrijfformulier expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken middels een schriftelijke melding (bijvoorbeeld via e-mail) aan de secretaris.

Bij deelname aan activiteiten die niet door (Stichting) Scouting Alverna worden georganiseerd hebben heeft (Stichting) Scouting Alverna geen invloed op het plaatsen van foto- of video-opnamen van leden waarvoor een bezwaar geldt. (Stichting) Scouting Alverna doet echter zijn best om in de gaten te houden of er foto- of video-opnamen geplaatst zijn en, indien van toepassing, melding te doen bij de organisatie van het plaatsen.

Mocht er een foto of video gepubliceerd zijn die niet gepubliceerd had mogen worden neem dan contact op met de secretaris.

Bewaartermijn persoonsgegevens

De ledenadministratie blijft staan in SOL, na beëindiging van het lidmaatschap in de categorie “oud-lid”. (Stichting) Scouting Alverna bewaard de formulieren alleen zolang iemand actief lid is.

De gezondheidsformulieren worden voor de duur van één seizoen bewaard. De formulieren worden binnen vier weken na het kamp teruggegeven aan degene die het gezondheidsformulier heeft ingevuld.

De gegevens van de huurders wordt drie jaar na de huurdatum bewaard; daarna worden ze verwijderd.

De gegevens van de deelnemers aan de financiële acties worden tot drie jaar na afname van de geboden dienst bewaard; daarna worden ze verwijderd.

Hoe kun je je persoonsgegevens opvragen, veranderen of wissen?

Leden kunnen de persoonsgegevens met betrekking tot de inschrijving via SOL altijd zelf inzien en aanpassen (via www.scouting.nl). Voor deze en alle andere gegevens (gezondheidsformulieren, verhuurdersinformatie, gegevens met betrekking tot de financiële acties en beeldmateriaal) kan een verzoek worden ingediend worden bij de secretaris (gegevensbeheerder).

Datalekken

In het geval van onrechtmatige toegang tot, vernietiging van of onrechtmatige wijziging van gegevens van leden is er sprake van een datalek. Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Indien er sprake is van een inbreuk op de privacy zullen de (ouders/verzorgers van de) desbetreffende leden op de hoogte worden gesteld.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert (Stichting) Scouting Alverna binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (bestuur@scoutingalverna.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Vragen?

In het geval er vragen zijn over dit privacy statement, neem dan contact op met het bestuur (bestuur@scoutingalverna.nl).